Nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) des Bundes besteht eine Meldepflicht jeweils für bestimmte Erkrankungen und Infektionserreger. Das IfSG unterscheidet eine Arztmeldepflicht und eine Labormeldepflicht. Ärztinnen und Ärzte melden einen Krankheitsverdacht und veranlassen den Test zum Virusnachweis bei Patientinnen oder Patienten auf der Basis definierter Kriterien. Fällt der Test positiv aus, melden die untersuchenden Labore dies namentlich an die zuständigen Gesundheitsämter der Kreise und kreisfreien Städte. Die Gesundheitsämter veranlassen bei einem positiven Test Maßnahmen wie beispielsweise die Kontaktpersonen-Ermittlung oder die Anordnung einer häuslichen Absonderung. Die Gesamtanzahl positiver und negativer Testergebnisse wird im Rahmen einer nichtnamentlichen Meldepflicht direkt durch das RKI erfasst, um das Ausmaß der diagnostischen Aktivität beurteilen zu können.

Die Gesundheitsämter melden die Positivfälle über die zentrale Melde-Software SurvNet des Robert Koch-Instituts (RKI) an die Landesmeldestelle. Diese ist in Schleswig-Holstein am Institut für Infektionsmedizin der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel mit Sitz am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein angesiedelt. Die dort aus allen Kreisen und kreisfreien Städten zusammenlaufenden Zahlen werden durch die Landesmeldestelle ausgewertet. Außerdem meldet die Landesmeldestelle die Zahlen über die zentrale Melde-Software an das RKI, das die Zahlen aus allen Bundesländern zusammenfasst.

Für die Gesamtzahl pro Bundesland/Landkreis werden die den Gesundheitsämtern gemeldeten Fälle verwendet, die durch die Landesmeldestelle dem RKI bis zum jeweiligen Tag um 20 bis 0 Uhr übermittelt wurden.

Für die Darstellung der neu übermittelten Fälle pro Tag wird das Meldedatum verwendet – das Datum, an dem das lokale Gesundheitsamt Kenntnis über den Fall erlangt und ihn elektronisch erfasst hat.

Zwischen der Meldung durch die Ärzte und Labore an das Gesundheitsamt und der Übermittlung der Fälle an die zuständigen Landesbehörden und das RKI können gerade bei sehr hoher Arbeitsbelastung einige Tage vergehen (Melde- und Übermittlungsverzug), zumal die Priorität bei den schnellen Maßnahmen im Infektionsschutz liegt.

Jeden Tag werden dem RKI neue Fälle übermittelt, die am gleichen Tag oder bereits an früheren Tagen an das Gesundheitsamt gemeldet worden sind. Diese Fälle werden dann als Nachmeldungen bei dem jeweiligen Datum ergänzt.

Durch diese Nachmeldungen verändern sich die Tages-Fallzahlen auch nachträglich und können daher nicht direkt für einen rechnerischen Vergleich zum Vortag herangezogen werden.

Von den Gesundheitsämtern, der Landesmeldestelle und dem Land werden Daten täglich gemeldet. Aufgrund von Nachmeldungen kann es an manchen Tagen zu einem allerdings geringfügig deutlicheren oder auch schwächeren Anstieg kommen, als es der aktuellen Lage entspricht.

Die Gesundheitsämter der Kreise und kreisfreien Städte sind verpflichtet, die Zahlen kurzfristig zu melden. In der derzeitigen Situation wird dieser Verpflichtung durch personelle Verstärkung Rechnung getragen.

In der jetzigen Pandemie hat der Gesundheitsschutz und der Einsatz zur Rettung von Leben auf allen Ebenen im Zweifel Vorrang vor der Eingabe statistischer Zahlen, dennoch sind diese wichtig und alle Beteiligten arbeiten daran, dass dies so rasch wie möglich geschieht. Dabei handelt es sich um gebotene Priorisierungen in den Arbeitsabläufen des öffentlichen Infektionsschutzes.

Der Begriff "Inzidenz" beschreibt die Zahl der Neuinfektionen pro 100.000 Einwohner.

Die Darstellung erfolgt kumulativ, das heißt die Summen seit Beginn der Epidemie und im angegebenen Zeitraum. Erst im zeitlichen Abstand ist es möglich, die Dauer der Erkrankung besser zu beurteilen, aber eben nicht im aktuellen Statusbericht.

Die Anzahl inzwischen genesener Personen ist nicht meldepflichtig und daher nicht statistisch bei der Landesmeldestelle erfasst. Deutschlandweit gibt Schätzungen des RKI, wie viele Personen inzwischen wieder genesen sind.